Tầm quan trọng của mật khẩu mạnh hay phần mềm diệt malware thì hầu như tất cả mọi người đều đã nhận thức được. Nhưng bạn có biết rằng bảo mật vật lý - tức là bảo vệ những thứ hữu hình như máy móc, tài liệu - cũng quan trọng không kém?
Thông tin nhạy cảm không chỉ nằm trên máy tính mà còn có thể ẩn trong giấy tờ và thiết bị lưu trữ. Nếu không được quản lý cẩn thận, những thứ tưởng chừng đơn giản này có thể trở thành điểm yếu bảo mật nghiêm trọng.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách bảo vệ doanh nghiệp bạn toàn diện hơn bằng cách quan tâm đến bảo mật vật lý cho cả những vật thể này.
An toàn vật lý là gì?
An toàn vật lý nghe có vẻ to tát nhưng thực chất là cách bạn bảo vệ con người, thiết bị, phần mềm, mạng và dữ liệu của doanh nghiệp khỏi những tác động vật lý gây hại. Ví dụ đơn giản như cháy nổ, trộm cắp cho đến những tình huống bất ngờ như thiên tai chẳng hạn. Mục tiêu cuối cùng là giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp, bao gồm cả mất mát tài sản và gián đoạn hoạt động. Thiết bị để hớ hênh cũng có thể trở thành là một vấn đề bảo mật nghiêm trọng. Phớt lờ vấn đề này dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Dữ liệu nhạy cảm lọt ra ngoài có thể bị lợi dụng để trộm cắp danh tính, gây thiệt hại lớn về uy tín và tài chính cho công ty. Ví dụ, chỉ cần một sơ suất nhỏ như nhân viên để quên ổ cứng chứa thông tin cá nhân của hàng trăm khách hàng tại quán cà phê, hoặc vứt bỏ tài liệu cũ mà không xử lý đúng cách, tội phạm có thể dễ dàng lợi dụng thông tin đó. Chưa kể đến trường hợp trộm đột nhập văn phòng lấy cắp máy móc, tài liệu do cửa nẻo không được khóa cẩn thận.Cách bảo vệ thiết bị và tài liệu
Lưu trữ an toàn
Dữ liệu nhạy cảm, cho dù là trên giấy tờ hay thiết bị điện tử, đều phải được lưu trữ cẩn thận. Hãy sử dụng tủ có khóa hoặc phòng riêng biệt để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Ví dụ, các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính, thông tin khách hàng cần được lưu trữ trong tủ khóa chống cháy nổ. Riêng với các thiết bị điện tử như laptop, ổ cứng di động nên được khóa cẩn thận bằng mật khẩu mạnh hoặc mã hóa dữ liệu để tránh bị truy cập trái phép.Nhắc nhở thường xuyên
Hãy nhắc nhở nhân viên về các quy định bảo mật, an toàn thông tin, bao gồm việc cất giữ tài liệu vào tủ, đăng xuất khỏi hệ thống và ứng dụng sau khi sử dụng, không để tài liệu hoặc thiết bị chứa dữ liệu nhạy cảm ở nơi không an toàn. Bạn có thể dán các thông báo nhắc nhở gần máy in, máy photocopy hoặc trên bảng tin của công ty. Nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về an ninh mạng và an toàn thông tin cho nhân viên để nâng cao nhận thức và trang bị kiến thức bảo mật cho họ.Giới hạn truy cập
Quản lý quyền sử dụng từ những thứ đơn giản như tài liệu. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm, hãy quản lý truy cập vào thiết bị và tài liệu một cách chặt chẽ. Chỉ những người có nhiệm vụ và phận sự liên quan mới được phép tiếp cận. Ví dụ, chỉ nhân viên phòng kế toán mới có quyền truy cập vào máy chủ chứa dữ liệu tài chính, hoặc chỉ kỹ thuật viên được phép vào phòng server. Để kiểm soát truy cập, bạn có thể sử dụng nhiều biện pháp như thẻ từ, mã PIN, hoặc bảo vệ bằng sinh trắc học.Quản lý và bảo mật thiết bị và tài liệu
Bạn cần thường xuyên kiểm kê thiết bị, ghi nhận thông tin như loại thiết bị, số serial, người sử dụng và mục đích sử dụng. Đối với tài liệu giấy tờ, hãy sắp xếp gọn gàng, lưu trữ trong tủ có khóa và phân loại rõ ràng. Ngoài ra, bạn chỉ nên lưu trữ những dữ liệu thật sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu không còn giá trị sử dụng cần được xóa bỏ triệt để theo định kỳ hoặc khi không còn cần thiết. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro về mất mát dữ liệu và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Đồng thời, thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng vào nhiều nguồn khác nhau để phòng trường hợp xảy ra sự cố.Bảo vệ dữ liệu trên thiết bị
Yêu cầu mật khẩu phức tạp
Thiết bị chứa dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ bằng mật khẩu mạnh. Mật khẩu nên dài, phức tạp, không trùng lặp với các mật khẩu khác và được lưu trữ an toàn. Nên sử dụng phần mềm quản lý mật khẩu (như Locker) để tạo và lưu trữ mật khẩu một cách bảo mật.Xác thực đa yếu tố
Nên áp dụng xác thực đa yếu tố cho các khu vực mạng chứa thông tin quan trọng. Cách này yêu cầu thêm một bước xác minh ngoài mật khẩu, ví dụ như nhập mã tạm thời được gửi đến điện thoại hoặc sử dụng khóa bảo mật cứng. Việc này giúp ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi kẻ xâm nhập có được mật khẩu.Giới hạn số lần đăng nhập
Giới hạn số lần đăng nhập sai để tránh việc kẻ xâm nhập dò mật khẩu. Nếu nhập sai quá số lần cho phép, tài khoản sẽ bị khóa, tăng cường bảo mật cho thiết bị và dữ liệu.Mã hóa dữ liệu
Mã hóa dữ liệu trên các thiết bị di động như laptop, USB, ổ cứng di động, đặc biệt là khi chúng chứa thông tin nhạy cảm. Bên cạnh đó, nên mã hóa dữ liệu trước khi gửi ra khỏi công ty, ví dụ như khi gửi cho kế toán hoặc dịch vụ vận chuyển. Điều này đảm bảo rằng nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, thông tin nhạy cảm vẫn được bảo vệ.Đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin
Hãy lồng ghép nội dung về an toàn vật lý vào các buổi đào tạo định kỳ. Một số điểm mà bạn cần nhấn mạnh:- Hủy tài liệu: Luôn luôn hủy tài liệu chứa thông tin nhạy cảm trước khi bỏ đi. Không bỏ giấy tờ quan trọng vào sọt rác thông thường mà chưa cắt nhỏ.
- Xóa dữ liệu triệt để: Sử dụng phần mềm chuyên dụng để xóa dữ liệu trước khi cho hoặc bỏ máy tính, điện thoại, máy photocopy kỹ thuật số và ổ đĩa cũ. Đừng chỉ "delete" (xóa) thông thường vì thao tác này không loại bỏ hoàn toàn dữ liệu trên máy tính.
- Áp dụng bảo mật ở mọi nơi: Duy trì các biện pháp bảo mật ngay cả khi làm việc từ xa tại nhà hoặc đi công tác. Không nên để tài liệu quan trọng ở nơi công cộng, dễ thấy.
- Nắm rõ phương án ứng phó: Tất cả nhân viên nên biết phải làm gì nếu thiết bị hoặc tài liệu bị mất hoặc bị đánh cắp, bao gồm cả việc phải báo cho ai và các bước xử lý tiếp theo.