Một trong những phương thức phổ biến nhất của những kẻ lừa đảo là giả dạng thành một doanh nghiệp nào đó qua email. Chúng làm điều này bằng cách tạo ra các địa chỉ email trông rất giống với địa chỉ email của doanh nghiệp thật, ví dụ như thay đổi một vài chữ cái hoặc sử dụng tên miền giả mạo.
Sau đó, chúng sẽ dùng địa chỉ email giả này để gửi email lừa đảo đến nhân viên, khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp. Thông tin và tài sản của nhân viên, khách hàng và đối tác có thể bị đánh cắp, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín cho tất cả các bênh. Khách hàng có thể mất niềm tin vào doanh nghiệp và chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về email doanh nghiệp giả mạo và cách bảo vệ doanh nghiệp của mình.
Cách doanh nghiệp tự bảo vệ mình khỏi những kẻ mạo danh
Xác thực email
Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email cho tổ chức, hãy bảo đảm rằng họ hỗ trợ các công nghệ xác thực email an toàn và tiên tiến. Công cụ này giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi email giả mạo bằng cách cho phép máy chủ phía người nhận xác minh tính hợp lệ của nguồn gốc email.
Khi một email được gửi từ doanh nghiệp của bạn, công cụ này sẽ gắn liền các thông tin xác thực vào email đó. Máy chủ phía người nhận dựa vào thông tin này để phân biệt email chính chủ với email giả mạo. Email giả mạo sẽ bị chặn hoặc chuyển vào mục spam, giúp người dùng tránh khỏi nguy cơ bị lừa đảo.
Hệ thống email của bạn nên luôn có cơ chế xác thực người gửi.
Cập nhật bảo mật thường xuyên
Luôn cài đặt các bản vá và cập nhật mới nhất cho hệ thống. Nên thiết lập chế độ tự động cập nhật trên toàn mạng lưới.
Ngoài ra, hãy tìm kiếm các biện pháp bảo vệ bổ sung như phần mềm ngăn chặn xâm nhập trái phép. Giải pháp này sẽ kiểm tra hệ thống mạng của bạn để phát hiện hoạt động đáng ngờ và gửi cảnh báo nếu tìm thấy bất kỳ điều gì bất thường.
Đào tạo nhân viên về an ninh mạng
Các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao nhận thức về các mối đe dọa an ninh mạng, bao gồm cả email giả mạo. Đó là cơ hội để bạn hướng dẫn nhân viên làm quen với các ví dụ email giả, cách phát hiện cũng như xử lý chúng.
Bạn cũng có thể tổ chức thêm một buổi bổ sung ngay sau khi phát hiện trường hợp email giả mạo nhắm vào doanh nghiệp bạn.
Nhớ phân tích chi tiết vụ việc để nhân viên hiểu rõ cách thức hoạt động của kẻ tấn công, đối tượng chúng nhắm vào, và tại sao chúng lại thành công hoặc thất bại. Đi kèm với đó, tổ chức thảo luận về cách xử lý tình huống tương tự trong tương lai, cũng như khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và chia sẻ kinh nghiệm của họ.
Những việc cần làm khi phát hiện có kẻ mạo danh email
Báo cáo cho cơ quan chức năng
Khi phát hiện có kẻ dùng email để giả mạo doanh nghiệp của bạn, hãy nhanh chóng báo cáo vụ việc cho cơ quan chức năng có thẩm quyền, nhất là khi có dấu hiệu đó là một chiến dịch tấn công có quy mô lớn.
Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến email giả mạo (địa chỉ email, nội dung email, thời gian nhận được...), đối tượng bị mạo danh, cũng như các bằng chứng liên quan khác. Việc báo cáo giúp cơ quan chức năng có căn cứ để điều tra và xử lý theo quy định của pháp luật.
Thông báo cho khách hàng
Song song đó, bạn cần thông báo ngay cho khách hàng của mình về việc email doanh nghiệp đang bị giả mạo.
Sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau như email, tin nhắn, mạng xã hội để tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Nhắc nhở khách hàng tránh cung cấp thông tin cá nhân qua email hoặc tin nhắn có dấu hiệu khả nghi.
Lời kết
Hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên trong tổ chức hiểu rõ được chiêu thức dùng email giả mạo đề lừa đảo cũng như cách phòng tránh chúng. Ngay cả khi chúng chưa tấn công trực tiếp vào họ, đừng bao giờ xem nhẹ nguy cơ từ những kẻ mạo danh này. Khách hàng và đối tác của bạn cũng có thể trở thành mục tiêu, và điều này luôn gây ra hậu quả nặng nề đến uy tín và hoạt động kinh doanh của bạn.