Reading Time: 13 minutes

Việc quản lý nhân sự hiệu quả có vai trò cốt lõi trong sự phát triển của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn đang loay hoay với các phương pháp quản lý truyền thống như Excel hay Google Sheets, dẫn đến nhiều bất cập và hạn chế trong việc xử lý dữ liệu nhân sự, quản lý và đưa ra quyết định liên quan.

Việc triển khai các phần mềm quản trị nhân sự chuyên biệt đang trở thành xu hướng tất yếu. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về giải pháp này, từ đó giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Vai trò phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự (HR software) là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả và khoa học hơn.

Thay vì phải xử lý thủ công các công việc hành chính liên quan đến nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để tự động hóa nhiều quy trình, từ việc tuyển dụng, lưu trữ thông tin nhân viên, tính lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, đến việc đánh giá hiệu suất làm việc. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm thời gian và công sức, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc chung của toàn bộ doanh nghiệp.

Hạn chế khi sử dụng các giải pháp quản lý nhân sự thủ công

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn đang áp dụng các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống như sử dụng Excel hoặc lưu trữ hồ sơ giấy. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô mở rộng, những phương pháp này dần bộc lộ nhiều hạn chế, cản trở hiệu suất làm việc và tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Một trong những bất cập dễ nhận thấy nhất là việc dữ liệu nhân sự bị phân tán, thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho việc tổng hợp, phân tích và báo cáo. Việc tìm kiếm thông tin cũng mất nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định của ban lãnh đạo.

Việc bảo mật thông tin cũng là một vấn đề nan giải. Khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel, nguy cơ lộ lọt hoặc mất mát dữ liệu là rất cao.

Chưa kể, các giải pháp thủ công thường thiếu khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, ví dụ như hệ thống chấm công, hệ thống tính lương. Điều này dẫn đến việc phải nhập liệu nhiều lần, gây lãng phí thời gian và gia tăng khả năng xảy ra sai sót.

Cuối cùng, việc sử dụng Excel hay hồ sơ giấy để quản lý nhân sự sẽ trở nên kém hiệu quả khi quy mô doanh nghiệp phát triển. Lượng dữ liệu nhân sự ngày càng lớn, việc quản lý và xử lý bằng phương pháp thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn, thậm chí là bất khả thi.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đem lại nhiều lợi ích vượt trội so với cách làm truyền thống. Thay vì phải nhập liệu và xử lý thông tin thủ công, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình, từ thu thập, tổng hợp đến phân tích dữ liệu.

Tính năng phân quyền trong phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào thông tin, đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu nhân sự, đặc biệt là những thông tin nhạy cảm như lương thưởng.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân viên còn giúp hệ thống hóa dữ liệu theo quy chuẩn. Nhờ khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự, từ đó đưa ra các dự báo quan trọng về nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, luân chuyển…

Cuối cùng, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự còn góp phần nâng cao trải nghiệm cho chính nhân viên. Các quy trình từ tuyển dụng, onboarding, đánh giá hiệu quả làm việc đều được số hóa, tiện lợi và rõ ràng, giúp xây dựng niềm tin và tăng sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý tuyển dụng phố biến hiện nay

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý nhân sự

Để lựa chọn được giải pháp tối ưu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến những yếu tố then chốt sau:

Giao diện dễ sử dụng

Một phần mềm quản lý nguồn nhân lực hiệu quả phải có giao diện thân thiện, dễ nhìn và dễ thao tác. Điều này giúp người dùng, dù có kinh nghiệm hay không, đều có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo các tính năng của hệ thống mà không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc đào tạo.

Tính năng đáp ứng nhu cầu

Phần mềm cần được thiết kế linh hoạt, cho phép doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng các phân hệ phù hợp với quy mô và nhu cầu cụ thể. Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc, giúp tạo nên một hệ sinh thái quản lý dữ liệu thống nhất và hiệu quả.

Bảo mật thông tin

Dữ liệu nhân sự là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, do đó, phần mềm cần phải đảm bảo tính bảo mật cao. Các tính năng bảo mật cần thiết bao gồm phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp ngăn chặn các truy cập trái phép và đảm bảo an toàn cho thông tin của doanh nghiệp.

Tính tuân thủ pháp luật

Phần mềm quản trị nhân lực cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến lao động, bao gồm các quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, phúc lợi, và các quy định khác trong Bộ Luật Lao động. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý tiềm ẩn, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách minh bạch và đúng quy định.

Nhà cung cấp uy tín

Nên ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu kỹ về các dịch vụ đi kèm như tư vấn triển khai, hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng. Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả.

Chi phí hợp lý

Thị trường phần mềm quản lý nhân sự hiện nay rất đa dạng, với nhiều lựa chọn về chi phí. Doanh nghiệp có thể tìm thấy các giải pháp phù hợp với mọi quy mô và túi tiền, từ những phần mềm tính phí dựa trên số lượng nhân viên sử dụng đến những phần mềm có mức phí cố định hàng tháng hay hàng năm.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể xem xét các phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở. Đây là những giải pháp được cung cấp miễn phí, cho phép doanh nghiệp sử dụng mà không mất phí bản quyền.

10 phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay

Base HRM+

Đây là một trong những giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ để quản lý nhân sự một cách toàn diện và chuyên sâu. Điểm mạnh của phần mềm này nằm ở việc sở hữu những tính năng hiện đại, sánh ngang với các sản phẩm quốc tế, nhưng đồng thời vẫn giữ được giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người dùng Việt Nam.

Phần mềm này cung cấp một bộ khung quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đa dạng các chức năng, từ việc thiết kế sơ đồ tổ chức, xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên, đến các công tác tuyển dụng, nội quy, lương thưởng, và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Hơn nữa, Base HRM+ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học bằng cách tập trung toàn bộ thông tin vào một hệ thống duy nhất, cho phép cập nhật liên tục trong suốt quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời mỗi cá nhân cũng có thể dễ dàng theo dõi hồ sơ của mình.

MISA AMIS HRM

Đây là một sản phẩm đến từ MISA – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực công nghệ tại Việt Nam. Giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình quản lý nhân sự, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành, nâng cao năng suất làm việc và sử dụng hiệu quả nguồn lực.

Điểm nổi bật của MISA AMIS HRM chính là khả năng tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự, từ những công việc cơ bản hàng ngày cho đến những chức năng chuyên sâu, đáp ứng được nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân lực này còn ghi điểm với khả năng kết nối với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA, chẳng hạn như MISA AMIS ERP hay MISA AMIS Kế toán. Việc liên thông dữ liệu giữa các hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động một cách hiệu quả hơn mà còn xóa bỏ các thao tác nhập liệu trùng lặp, tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ nhân viên.

DigiiHR

Phần mềm hành chính nhân sự này là kết quả nghiên cứu và phát triển của OOC, một công ty đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và xây dựng hệ thống quản lý cho doanh nghiệp Việt.

DigiiHR ứng dụng các tiêu chuẩn quản trị nhân sự hàng đầu thế giới, chẳng hạn như BSC-KPI của Kaplan hay Chuỗi giá trị của Michael Porter, giúp doanh nghiệp tiếp cận và áp dụng những phương pháp quản lý tiên tiến, hiệu quả đã được kiểm chứng trên thực tế.

DigiiHR cũng được tích hợp sẵn nhiều biểu mẫu báo cáo hữu ích, giúp bên quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình hình nhân sự và đưa ra những quyết định kịp thời. Bên cạnh đó, khả năng tương thích với nhiều thiết bị và tính năng đồng bộ dữ liệu với các phần mềm quản trị nhân lực khác giúp DigiiHR trở thành một giải pháp linh hoạt, dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp.

BambooHR

BambooHR là một phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây, hướng đến việc hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển mạnh với quy mô nhân sự từ 25 đến 300 người.

Giải pháp này có giao diện người dùng thân thiện, dễ dàng tiếp cận và sử dụng, phù hợp với mọi trình độ kỹ năng của người dùng. Khả năng tích hợp mạnh mẽ cũng là một lợi thế của BambooHR. Nhờ sử dụng API mở, phần mềm này có thể dễ dàng kết nối với các nhà cung cấp công nghệ nhân sự khác, tạo ra một hệ sinh thái quản lý nhân sự đồng bộ và hiệu quả.

BambooHR cũng cung cấp sự linh hoạt về mặt chi phí với các gói dịch vụ đa dạng. Điều này cho phép doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với quy mô và ngân sách của mình.

Tanca

Được phát triển bởi Công ty Ứng dụng Di động Xanh, Tanca là ứng dụng quản lý nhân sự hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, mang đến giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự an toàn và hiệu quả.

Phần mềm này được thiết kế đặc biệt với giao diện trực quan, được thiết kế để phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập đến những tập đoàn lớn với cơ cấu nhân sự phức tạp.

Bên cạnh đó, Tanca còn cung cấp ứng dụng di động tiện lợi, cho phép cả nhân viên và quản lý truy cập và sử dụng hệ thống mọi lúc mọi nơi, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong công việc.

Tanca cũng được thiết kế để có thể tích hợp và đáp ứng tốt nhu cầu quản lý nhân sự của nhiều ngành nghề khác nhau, đặc biệt hữu ích cho các ngành thường xuyên phải đối mặt với biến động nhân sự lớn.

Perfect HRM

Perfect HRM là một giải pháp phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình nhân sự cốt lõi. Phần mềm này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và nhiều tác vụ khác.

Một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự này là khả năng đồng bộ dữ liệu từ các thiết bị chấm công phổ biến như máy chấm công thẻ từ và vân tay, giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót. Nhờ đó, phòng nhân sự có thể tổng hợp công lương một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Đặc biệt, Perfect HRM cung cấp phiên bản sử dụng miễn phí, phù hợp với ngân sách eo hẹp của nhiều doanh nghiệp nhỏ.

Zoho People

Zoho People là một giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, được thiết kế đặc biệt để đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Điểm nổi bật của Zoho People chính là khả năng tùy biến cao, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với quy mô và nhu cầu riêng.

Zoho People được tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến, giúp tự động hóa nhiều tác vụ như sàng lọc hồ sơ ứng viên, phân tích dữ liệu nhân sự và đưa ra các báo cáo chi tiết. Bên cạnh đó, Zoho People có thể dễ dàng kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho, bao gồm Zoho CRM, Zoho Desk và Zoho Projects, tạo nên một môi trường làm việc thống nhất và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng Zoho People như một giải pháp thay thế cho Microsoft Office hay Google Workspace. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chi phí sử dụng Zoho People có thể cao hơn so với một số phần mềm nhân sự khác trên thị trường Việt Nam, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định đầu tư.

Sage HR

Là một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện đến từ Anh Quốc, Sage HR được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực.

Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ, bao gồm tính năng tự động hóa quy trình tuyển dụng, cho phép nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân và theo dõi sát sao lịch làm việc, nghỉ phép, từ đó tự động tính toán và cập nhật bảng chấm công.

Đặc biệt, Sage HR đã phát triển ứng dụng di động, giúp cả doanh nghiệp và nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng hệ thống mọi lúc mọi nơi, nâng cao hiệu quả làm việc và sự tương tác giữa các phòng ban.

Paycor

Là một phần mềm quản lý nhân sự đến từ Mỹ, Paycor nổi bật với khả năng đáp ứng tốt nhu cầu quản lý nguồn nhân lực phức tạp của các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường đa quốc gia.

Paycor được xây dựng để quản trị toàn diện mọi hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm từ các quy trình cơ bản như tuyển dụng đến việc xây dựng và triển khai các chính sách lương thưởng, nội quy lao động. Một điểm cộng đáng chú ý khác của Paycor là khả năng mở rộng và tùy biến cao, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Zenefits

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý hiệu quả vấn đề lương thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, thì Zenefits là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với mức chi phí hợp lý, Zenefits mang đến nhiều tính năng hữu ích, đặc biệt là tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện mà không quá phức tạp.

Phần mềm này hoạt động như một hệ thống tính lương tập trung, nơi tất cả các dữ liệu quan trọng được kết nối và quản lý đồng bộ. Thay vì phải xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như bảng chấm công, lịch trình làm việc, bảo hiểm, thuế, các khoản khấu trừ,… doanh nghiệp có thể quản lý tất cả trên cùng một nền tảng.

Zenefits cũng giúp tăng cường tính chủ động cho nhân viên bằng cách cho phép họ tự theo dõi thời gian làm việc và lịch sử nghỉ phép của mình. Hệ thống còn cung cấp chế độ xem công khai quỹ nghỉ phép của từng nhân viên, tạo nên sự minh bạch và thuận tiện cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Lời kết

Hãy bắt đầu với những bước nhỏ như tìm hiểu về các phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với quy mô và nhu cầu của tổ chức của bạn. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc lựa chọn phần mềm phù hợp, hãy cân nhắc sử dụng các gói dùng thử miễn phí để trải nghiệm thực tế trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.